Личный кабинет участника конференции, съезда, форума на сайте организаторе мероприятия

Компания "Маркетинг один" является нашим давним партнёром. Компания занимается организацией мероприятий, событий, конференции, форумов. В определённый момент у компании возникли сложности с обработкой больших объемов данных и управлением заявками на регистрацию на мероприятия, которые они проводят.

После обсуждения проекта и выявления задач по автоматизации бизнес процессов компании, мы разработали техническое задание, которое описывает две роли: менеджер и клиент, заказчик услуг компании. На мероприятии один клиент может быть представлен одним или несколькими участниками мероприятия, то есть контакт по документообороту с клиентом не совпадает с участниками, принимающими участие в конференции. Задачи, которые решает клиент в системе:

• Регистрация на мероприятие. Включает в себя заполнение формы регистрации с указанием следующих данных:
• ФИО контакта;
• Название юридического лица;
• Название компании;
• E-mail;
• Рабочий телефон;
• Мобильный телефон;
• Должность;
• Адрес компании с индексом.
Клиент также выбирает в качестве какого типа лица он выступает: юридическое лицо или физическое лицо. Клиент указывает комментарий, выбирает пакет участия (от этого зависит сумма заказа), выбирает один из источников, откуда он узнал о мероприятии (это необходимо компании для ведения статистики источников лидов, приводящих к заявке, таким образом не сложно посчитать процент конверсии из определённого источника. Клиент может указать промо-код, и получить скидку на участие в мероприятии, указать одного или нескольких участников в мероприятии, а также сообщить участвовал ли он ранее в мероприятиях компании "Маркетинг один" или нет.
• После оформления заказа клиент попадает в просмотр заявки с возможностью ввести полные реквизиты юридического лица, получить текст договора на участие в конференции;
• Скачать счёт на оплату на участие в конференции;
• Если клиент указывает, что он является физическим лицом, то система предлагает ему произвести онлайн оплату участия в конференции. Клиент переходит на страницу платёжной системы, осуществляет платёж, после чего система сообщает клиенту об удачной оплате, и отмечает заявку как оплаченную.

Менеджер может управлять списком конференций, добавлять либо редактировать конференции, а также скрывать мероприятие из списка "активно". При редактировании мероприятие менеджер может изменять:

• Главного менеджера по мероприятию (его контактные данные будут приходить во всех почтовых уведомлениях клиентам данного мероприятия);
• Наименование мероприятия;
• Срок проведения мероприятия. Может задаваться несколькими способами: это могут быть даты проведения с определённой даты по определённую дату, либо количество лет, кварталов, месяцев, недель или дней с даты оформления заказа. Такое многообразие вариантов задания срока проведения мероприятия необходимо для оформления заказов на учебные курсы, которые длятся определённый период;
• Активность мероприятия;
• Возможность принимать заказы на мероприятия;
• Выбор шаблона пригласительного билета. Перед проведением с мероприятия все выполненные заявки отмечаются менеджером и выполняется групповая команда формирования документов для мероприятия:
  
• Договоров на участие в конференции с юридическими лицами в двойном экземпляре;
• Счетов на оплату юридическим лицам без скана подписи печати;
• Пригласительных билетов для каждого участника мероприятия формате PDF, для рассылки участникам мероприятия. Шаблоны пригласительных билетов разнятся в зависимости от проводимого мероприятия, поэтому у компании есть возможность формировать разные пригласительные билеты на каждый тип мероприятий.
• Шаблон договора с юридическим лицом на заключение на проведение промо мероприятия. В системе есть возможность принимать оплаты на разные мероприятия от разных юридических лиц, соответственно заключать договора клиента участники мероприятия будут с разными юридическими лицами, а также с разным текстом договора на участие в конференции.
• Шаблон счёта на оплату. Из-за того, что разные мероприятия представляют разные юридические лица в системе должна быть возможность выписывать счёт по разным шаблонам. Для этого системы ведётся несколько шаблонов для нескольких юридических лиц, а также нескольких типов проводимых мероприятий. Менеджер может для конкретного мероприятия выбрать определённый шаблон, который включает в себя скан печати, а также сканы подписи юридического лица. Таким образом клиент имеет возможность получить счёт на безналичную оплату самостоятельно, в режиме online.
• Выбор юридического лица, которое является получателем за услугу проведения мероприятия;
• Выбор картинки, логотипа мероприятия;
• Выбор группы пользователей, которые являются организаторами мероприятия. Часто на странице о мероприятии организатора указывается в виде списка с указанием логотипа в названии, а также ссылок на сайты организаторов мероприятий;
• Выбор группы пользователей партнёров мероприятий;
• Выбор группы пользователь информационных спонсоров мероприятия;
• Выбор группы пользователей докладчиков мероприятия. Докладчик мероприятия часто указывается через группу пользователей, таким образом менеджеру легко управлять участниками той или иной группы пользователей, изменять информацию о пользователе, тем самым меняя информацию о докладчике. Это очень важная часть бизнес процесса подготовки информации о мероприятии, так как докладчики часто составляют основную суть проводимого мероприятия;
• Группы отзывов о мероприятии. У менеджера есть возможность выбирать группу отзывов, которые участники мероприятия оставляют в публичной части сайта у проводимого мероприятия;
• Группа новостей о подготовке и проведении мероприятия;
• Максимальное количество участников. Системе необходимо указать максимальное количество участников, таким образом система показывает, сколько мест осталось на то или иное мероприятие. Система не может выполнять заказы на количество участников, больше чем максимальное;
• Указание масок автоматически формируемых файлов договора и счета на оплату. Это необходимо для того, чтобы имя файла содержало либо название сайта, на котором производится заявка, либо название мероприятия, либо название компании, которая является контрагентам при формировании договора и счёта на оплату;
• Идентификатор счётчика Яндекс метрики, цели, которую достигают посетитель, оформляя заявку на конференцию. Таким образом у системы есть возможность автоматически ввести подсчет конверсии оформления заявок на ту или иную конференцию, а также вести учёт эффективности тех или иных рекламных ресурсов для оформления заявок;
• Указание партнёрской программы, которая проводится в рамках проводимого мероприятия. Партнёров у каждого есть своя ссылка, приклейки по которым его посетитель переходит на оформление заявки на участие в мероприятии, а система фиксирует от какого партнёра пришел тот или иной участник, оформивший заказ;
• Мероприятия могут быть ежегодными, поэтому иногда нужно указать ссылки на предыдущий такое же мероприятия, либо будущее мероприятия;
• Ссылка на программу участия Мероприятия;
• Список пакетов участия в мероприятии. Для каждого пакета менеджер может задать:
• Название пакета; активность паркета в настоящий момент;
• Основной это пакет или включает дополнительные услуги;
• Выбран пакет по молчанию или нет;
• Стоимость пакета;
• Описание пакета;
• Позиции сортировки пакета. Если на пакет участия еще не было заявок, менеджер имеет возможность удалить пакет. Если на пакет участие были заявки, удаление пакета невозможно;
• Блок скидок. Каждая скидка может быть представлена, как:
• Скидка до определённой даты регистрации, как правило процент скидки с приближением мероприятия уменьшается;
• Скидка на количество участников мероприятия;
• Скидка на определённый промо код. Клиенты, указывая определённый промо код при регистрации, могут получить определённую скидку.

Менеджер имеет возможность администрировать заявки. При заходе в список заказов менеджер видит фильтр:

• По номеру заказа;
• По наименованию клиента;
• По переводу заявки, "дата с", "дата по";
• По определённому мероприятию, конференции;
• По статусу оплаты: неоплаченные, оплаченные, все;
• По состоянию заявки: активная, закрыта, все; У менеджера есть возможность выгрузить данные заявок файл формата Microsoft Excel.

В списке заказов менеджер ведёт заявки. Каждая заявка представлена полями:

• Номер заявки;
• Дата заявки: контекстного меню, которое позволяет редактировать заявку, отменить заявку, удалить заявку;
• Информация о клиенте, включая электронный адрес, телефон, имя контактного лица, электронный адрес контактного лица, телефон контактного лица;
• Участники мероприятия;
• Название мероприятия, на которое оформлена заявка;
• Пакет участия в мероприятии;
• Сумма заявки;
• Контекстное меню договора по заявке с возможностью: скачать текст договора, закачать свой текст договора, поменять реквизиты юридического или физического лица для заключения договора;
• Иконка перехода на интерфейс отметки об оплате заявки;
• Комментарий менеджеров заявки с возможностью в интерактивном режиме менять комментарии не заходя в карточку заявки;
• Колонка, показывающая предусмотрен или нет подарок участникам проведения мероприятия;
• Промо код, который применили участники мероприятия во время регистрации на мероприятие;
• Партнёр, через которого пришел участник мероприятия.
  

Менеджер может

• Выполнять заявки;
• Отменены заявки;
• Формировать текст договора, счетов на оплату, формировать файл пригласительного билета по мероприятиям;
• Изменять комментарий менеджера;
• Закачивать текст договора, отличный от шаблона.