Автоматизация расчёта доставки в B2B-кабинете дилера

В B2B-продажах оформление заказа часто автоматизировано только до определённого момента. Дилер выбирает товары в личном кабинете, получает актуальные цены и отправляет заказ поставщику. Но затем начинается ручная работа: нужно уточнить адрес, рассчитать расстояние, определить стоимость доставки, согласовать дату и передать информацию логисту.

В результате цифровой заказ превращается в цепочку звонков, писем, сообщений и записей в таблицах. Менеджер выступает посредником между дилером, складом и отделом логистики, а клиент не понимает, когда и на каких условиях получит товар.

Эту часть процесса также можно перенести в B2B-кабинет. На примере личного кабинета Профильдорс Трейд разберём, как связать заказ, автоматический расчёт доставки, отгрузку и работу логиста в одной системе.

Почему ручной расчёт доставки тормозит оформление заказа

Когда доставка рассчитывается отдельно от заказа, дилер не может сразу назвать конечному клиенту полную стоимость покупки. Ему приходится передавать адрес менеджеру и ждать, пока сотрудник:

• проверит, правильно ли указан адрес;
• определит расстояние от склада;
• уточнит тариф;
• учтёт этаж, грузовой лифт и необходимость подъёма;
• согласует расчёт с логистом;
• вернёт дилеру итоговую сумму.

Если в адресе обнаруживается ошибка или состав заказа меняется, расчёт приходится выполнять повторно. При большом количестве заказов такие операции создают очередь и увеличивают нагрузку сразу на несколько подразделений.

Ручной процесс порождает и другие проблемы:

• разные участники работают с разными версиями адреса и стоимости;
• информация повторно вводится в личный кабинет, CRM и внутренние таблицы;
• заявки с одинаковыми адресами не всегда объединяются в одну доставку;
• готовые товары дольше остаются на складе;
• дилеры регулярно обращаются к менеджерам за статусом;
• логисты получают неполные заявки и вынуждены уточнять данные.

Автоматизация устраняет разрыв между продажей и логистикой. Доставка становится частью клиентского заказа, а все необходимые данные формируются до передачи заявки в работу.

Как работает автоматизированная доставка

Общая цепочка выглядит так:

1. Дилер выбирает способ получения заказа.
2. Система проверяет адрес и определяет координаты точки.
3. Рассчитывается расстояние от склада до торговой точки или конечного клиента.
4. По тарифным правилам определяется стоимость доставки.
5. Расчёт сохраняется в заказе и отображается дилеру.
6. После готовности товаров дилер формирует одну или несколько заявок на доставку.
7. Заявки передаются в Битрикс24 и поступают в работу логисту.
8. Согласованная дата и статусы возвращаются в личный кабинет.

Весь процесс проходит на основе единых данных. Дилеру не нужно отправлять информацию отдельным письмом, менеджеру — переносить её вручную, а логисту — заново выяснять адрес и условия доставки.

Выбор способа доставки в заказе

В корзине дилер выбирает один из доступных вариантов:

• самовывоз;
• доставка до торговой точки;
• доставка до конечного клиента;
• доставка до транспортной компании.

Для самовывоза дилер самостоятельно организует получение товара. В остальных случаях система запрашивает сведения, необходимые для расчёта и последующей работы логиста.

При доставке до торговой точки используется выбранная точка дилера. Если её координаты ещё не сохранены, пользователь указывает адрес и подтверждает найденный системой вариант.

При доставке конечному клиенту дополнительно можно запросить контактные данные получателя, этаж, наличие грузового лифта, необходимость грузчиков и желаемую дату. Таким образом, заявка поступает логисту уже заполненной.

Как проверяется адрес доставки

Одна из главных причин ошибок в логистике — адрес, введённый в свободной форме. Пользователь может допустить опечатку, не указать корпус или выбрать одноимённый населённый пункт в другом регионе.

В личном кабинете Профильдорс Трейд адреса проверяются через ДаДата. По мере ввода система показывает подходящие варианты. Дилер выбирает нужный адрес из подсказки, после чего кабинет получает нормализованное значение и координаты точки.

Пользователь видит найденный адрес на карте и может убедиться, что выбрано правильное место. В заказ сохраняются не приблизительное текстовое описание, а конкретная точка с широтой и долготой.

Такая проверка решает сразу несколько задач:

• уменьшает количество ошибок при вводе;
• приводит адреса к единому формату;
• позволяет определить координаты;
• исключает повторную корректировку адреса логистом;
• создаёт основу для расчёта маршрута и стоимости.

Для торговой точки подтверждённые координаты можно сохранить в её карточке. При следующих заказах дилеру не потребуется вводить адрес заново.

Как определяется расстояние от склада

После получения координат система рассчитывает путь от склада поставщика до точки назначения. В проекте Профильдорс Трейд отправной точкой служит склад в Климовске.

Для построения маршрута используются картографические данные OpenStreetMap. Технически расстояние по дорогам определяет маршрутизатор, работающий на основе этих данных. Это точнее, чем вычисление расстояния между координатами по прямой: реальная поездка зависит от дорожной сети, развязок, мостов и доступных проездов.

Система может рассчитать маршрут:

• от склада до торговой точки;
• от склада до адреса конечного клиента;
• от склада до транспортной компании;
• между несколькими точками составной доставки.

Для тарификации также определяется, находится ли адрес внутри МКАД или за его пределами. Рассчитанный километраж сохраняется вместе с данными заказа и используется в калькуляторе доставки.

Как автоматически рассчитывается стоимость доставки

После определения точки и расстояния система передаёт параметры в калькулятор. Стоимость формируется по правилам поставщика без участия менеджера.

В расчёте можно учитывать:

• тип доставки;
• расстояние от склада;
• нахождение внутри или за пределами зоны доставки;
• количество товарных единиц;
• параметры подъёма;
• этаж и наличие грузового лифта;
• необходимость грузчиков;
• индивидуальные условия дилера.

В Профильдорс Трейд стоимость рассчитывается с помощью существующего товарного калькулятора. В него передаются километраж и количество дверных полотен. Для разных направлений применяются свои тарифные модели: фиксированная цена, доплата за расстояние или процент от суммы заказа.

Результат сохраняется в корзине. Дилер видит дилерскую и розничную стоимость услуги и может включить подходящий вариант в заказ. Сумма не существует отдельно в переписке или таблице — она связана с конкретным заказом, адресом и параметрами расчёта.

Если меняется адрес, состав заказа или условия доставки, система может выполнить новый расчёт. При этом в данных заказа фиксируются параметры, по которым была получена итоговая сумма.

Доставка по мере готовности товаров

В производственных заказах товары не всегда поступают на склад одновременно. Если ждать готовности всего заказа, часть продукции будет занимать место на складе, а дилер и конечный клиент — дольше ждать отгрузку.

В кабинете Профильдорс Трейд реализована частичная доставка. Если часть товаров уже находится на складе, дилер резервирует их. После получения из 1С признака резерва по этим позициям можно сформировать заявку на доставку — независимо от оплаты и общего статуса заказа.

Зарезервированные товары можно отправить одной доставкой или разделить на несколько заявок. Когда остальные позиции будут изготовлены и поступят на склад, по ним также можно оформить отдельные доставки. Если товары появляются в наличии в разное время, система позволяет отгружать их несколькими партиями.

Таким образом, один заказ не обязательно превращается в одну неделимую доставку. Основанием для отгрузки служит фактическая готовность конкретных позиций.

Как объединяются и разделяются заявки

Дилер или сотрудник может выбрать несколько заявок и отправить их в одну доставку. Перед отправкой для выбранных записей задаётся общий способ получения: самовывоз, доставка до торговой точки, до конечного клиента или до транспортной компании.

Далее система анализирует конечные адреса:

• заявки с совпадающей торговой точкой или адресом объединяются;
• для разных адресов автоматически создаются отдельные доставки;
• незаполненные обязательные данные выявляются до передачи в работу.

Логист, в свою очередь, может разделить одну доставку на несколько без ручного переноса каждой заявки. Это помогает корректировать план с учётом загрузки транспорта, направлений и дат.

Как доставка передаётся в Битрикс24

После отправки заявки в работу в Битрикс24 создаётся отдельная сделка типа «Доставка». Это позволяет отделить логистический процесс от сделки по продаже и назначить для него собственные этапы, ответственных и аналитику.

В сделку передаются:

• дилер и контрагент;
• номер клиентского заказа;
• тип доставки;
• нормализованный адрес и координаты;
• торговая точка или данные конечного клиента;
• желаемая дата;
• состав отгрузки;
• количество товаров;
• рассчитанное расстояние;
• стоимость доставки и подъёма;
• дополнительные условия.

Каждая заявка на доставку связана с соответствующим заказом и товарами. Несколько заявок на один адрес могут быть объединены в общую доставку.

Обмен работает в обе стороны. Логист ведёт доставку в Битрикс24, а личный кабинет получает из CRM согласованную дату, стоимость и текущий статус. Синхронизация продолжается до завершения или отмены доставки.

Дилеру не требуется звонить менеджеру, чтобы узнать, принята ли заявка и когда приедет машина: актуальная информация отображается в кабинете.

Согласование даты и контроль статусов

При оформлении заявки дилер указывает желаемую дату. Логист проверяет возможность доставки и подтверждает её либо предлагает другой вариант. Плановая дата возвращается клиенту на согласование.

В системе используются отдельные статусы отгрузки и доставки, в том числе:

• заявка отправлена в работу;
• дата доставки отправлена на согласование;
• согласованная дата;
• дата доставки согласована;
• товар будет доставлен ближайшим доступным рейсом;
• доставка выполнена;
• доставка отменена.

Статус ближайшего доступного рейса устанавливает логист, после чего информация транслируется в соответствующую заявку дилера.

На страницах заявок и доставок доступны фильтры по конечному адресу, плановой и желаемой дате, типу доставки, партнёру и контрагенту. Доставки, до согласованной даты которых осталось три дня или меньше, выделяются цветом. Это помогает логисту видеть приоритетные задачи и не пропускать сроки.

Бесплатное хранение и уведомления

После готовности заказа система сообщает представителям дилера, что товар можно отгружать, и показывает срок бесплатного хранения на складе. Уведомления появляются в личном кабинете и отправляются по электронной почте.

По мере приближения окончания бесплатного периода система повторно напоминает о необходимости оформить доставку или самовывоз. Если дилер не предпринимает действий, уведомление также получает ответственный менеджер.

Это сокращает объём ручного контроля и помогает избежать ситуаций, когда готовый товар долго занимает складские площади.

Коммуникация без отдельных переписок

На страницах отгрузок и доставок предусмотрен чат. Через него могут общаться:

• логист и дилер;
• менеджер и дилер.

История сообщений хранится вместе с процессом доставки. Участникам не нужно искать договорённости в почте или мессенджерах, а новый сотрудник может восстановить контекст по конкретной заявке.

Что получает каждый участник процесса

Дилер

Дилер оформляет заказ и доставку в одном интерфейсе. Он видит проверенный адрес, стоимость, срок бесплатного хранения, желаемую и согласованную даты, а также текущий статус. Готовые товары можно отправлять частями, не дожидаясь завершения всего производственного заказа.

Менеджер

Менеджеру не нужно вручную проверять адрес, рассчитывать километраж, переносить данные в CRM и постоянно отвечать на вопросы о статусе. Он подключается к процессу только там, где действительно требуется его участие.

Логист

Логист получает заполненную заявку с адресом, координатами, составом отгрузки, контактами и дополнительными условиями. В едином списке можно фильтровать доставки, объединять и разделять заявки, согласовывать даты, менять статусы и контролировать приближение сроков.

Руководитель

Компания получает единый цифровой процесс и статистику в Битрикс24. Становится проще оценивать сроки обработки заявок, загрузку логистики, количество доставок и причины отклонений.

Пример Профильдорс Трейд

Для Профильдорс Трейд был разработан логистический контур внутри личного кабинета дилера. Он охватывает процесс от выбора способа получения в корзине до завершения доставки.

Реализованная система:

• проверяет адреса через ДаДата и получает координаты;
• показывает выбранную точку на карте;
• рассчитывает расстояние от склада в Климовске на основе данных OpenStreetMap;
• определяет нахождение адреса внутри или за пределами МКАД;
• автоматически рассчитывает стоимость доставки;
• учитывает дополнительные параметры доставки и подъёма;
• сохраняет расчёт в клиентском заказе;
• формирует заявки после готовности или резервирования товаров;
• поддерживает полные и частичные доставки;
• объединяет заявки с одинаковым адресом и разделяет их по разным адресам;
• передаёт доставку в отдельную сделку Битрикс24;
• синхронизирует даты, суммы и статусы;
• уведомляет дилеров о готовности заказа и сроках хранения;
• предоставляет рабочие интерфейсы дилеру, менеджеру и логисту;
• сохраняет коммуникацию участников в чате доставки.

В результате заявка приходит в отдел логистики уже с заполненными данными. Дилер самостоятельно управляет отгрузкой готовых товаров, менеджер перестаёт быть посредником, а логист работает с актуальной информацией в одном процессе.

Что важно предусмотреть при автоматизации доставки

Чтобы решение работало не только как калькулятор, необходимо связать несколько контуров:

1. Заказ. Доставка должна рассчитываться на основе реального состава корзины.
2. Адреса. Текстовый адрес необходимо нормализовать и преобразовать в координаты.
3. Маршрутизация. Расстояние следует определять по дорогам, а не по прямой.
4. Тарифы. Правила расчёта должны управляться без изменения программного кода.
5. Наличие и резерв. Возможность отгрузки должна учитывать готовность конкретных товаров.
6. CRM. Логистическая сделка должна получать данные автоматически и возвращать статусы в кабинет.
7. Роли. Дилеру, менеджеру и логисту нужны разные действия и уровни доступа.
8. Исключения. Следует обработать неизвестный адрес, отсутствие маршрута, разные точки назначения и изменение условий после оформления.

При таком подходе автоматизируется не отдельная операция, а весь процесс — от решения дилера заказать доставку до получения товара клиентом.

Автоматизация доставки в Дилер365

Дилер365 позволяет объединить продажи, заказы, отгрузки и логистику в личном кабинете дилера. Состав функций и интеграций настраивается под процессы поставщика: можно подключить проверку адресов, расчёт маршрута и стоимости, частичные доставки, обмен с 1С и Битрикс24, согласование дат и уведомления.

Если менеджеры до сих пор рассчитывают доставку вручную, а логисты получают заявки через почту и мессенджеры, начать стоит с разбора текущей цепочки: от оформления заказа до закрытия доставки. Это поможет определить, какие данные уже есть в учётных системах и какие действия можно передать B2B-кабинету.

Узнайте, как автоматизировать расчёт доставки и работу с отгрузками с помощью Дилер365.

Обсудить автоматизацию логистики