Автоматизация сложных продаж через интеграцию Дилер365 с розничными CRM и учетной системой

Главная задача Дилер365 - повышение качества и скорости продаж

Наш компания Дата Инайф много лет занимается автоматизацией при построении дилерских сетей с помощью системы Дилер365. В дилерской сети есть несколько участников:

• дистрибьютор (вендор, производитель, поставщик). Компания, которая является продавцом товаров юридическим лицам по оптовым ценам (B2B);

• дилер (партнёр). Компании, которые покупают у дистрибьютора товары по дилерским ценам и продают их розничным покупателям по розничным ценам (B2C);

• розничный клиент (покупатель, конечный потребитель). Покупает товары у дилера по розничным ценам.

Если характер поставляемых товаров носит комплексный характер, например, проекты поставки окон, дверей в квартиру или дом, бизнес-процессы продажи удлиняются и усложняются. Наша задача упростить для менеджеров дилера процесс продажи, убрав массу рутинный работы, и минимизировать количество ошибок, которые может допустить менеджер дилера при формировании или согласовании коммерческих предложений для розничного покупателя.

Схема взаимодействия Дилер365 с менеджером дилера

Использование компаниями CRM при продаже товаров и услуг стало современным стандартом в бизнесе. Компании, которые переводят бизнес-процессы продаж в CRM, достигают более высоких целевых показателей за счёт отслеживания воронки продаж, анализа статистики работы менеджеров и обработки сделок. Все обращения розничного покупателя к дилеру по сделке, телефонный звонок или электронное сообщение, фиксируются в CRM. Это позволяет любому менеджеру продаж в любой момент видеть полную картину по сделке.

Классическая схема продаж с участием системы Дилер365 состоит в том, что менеджер дилера (менеджер продаж) все бизнес-процессы по продаже товаров розничному клиенту выполняет самостоятельно с использованием CRM и ведет учёт в своей учётной системе (часто 1С розницы и УНФ). В системе Дилер365 менеджер дилера автоматизирует работу, оформляя заказы с отправкой в учетную систему дистрибьютора (часто 1С управление торговлей или ERP).

Связка Дилер365 с CRM и учетной системой дилера

Вместе с компанией Профиль Трейд мы реализовали построение дилерской сети, переведя на новый уровень сервис, который дистрибьютор способен организовать для дилера. Специфика бизнеса на данном проекте состоит в комплексном характере продажи товаров, например, формирование проекта поставки межкомнатных дверей в квартиру или дом. Менеджер продаж имеет дело со большим набором номенклатуры, поделенным на комплекты. Розничному покупателю важно понимать, в какую комнату какая дверь устанавливается.

Такие заказы имеют сложные бизнес-процессы формирования и согласования с конечным покупателем (розничный клиент). Современные требования рынка требуют от менеджера продаж при каждом изменении в проекте предоставлять розничному покупателю файл подробного коммерческого предложения. Даже когда покупатель передумал и хочет использовать во всех дверях другую модель ручек, он на каждое изменение хочет видеть обновлённое коммерческое предложение.

Предлагаемая нами система позволяет собрать всё воедино, автоматизировав задачи каждого участника бизнес-процесса продажи.

Мы интегрировали несколько информационных систем:

• Дилер365 - сердце данного проекта, формирует продающие коммерческие предложения, отправляет их в CRM и 1С дилера, оформляет заказы дистрибьютору;

• CRM дилера организует работу продажи дилером товаров розничному покупателю, обрабатывая сделки и лиды и формируя воронку продаж;

• 1С дилера (розничная 1С) - учётная система, куда поступают от Дилер365 заказы розничным клиентам, от лица компании дилера для розничного покупателя формируются счёт на оплату и отгрузки по розничным ценам;

• 1С дистрибьютора (оптовая 1С) - учётная система дистрибьютора, куда поступают от дилера заказы на товары по дилерским ценам.

Согласование коммерческого предложения

Розничный клиент обращается к менеджеру продаж, тем самым формируя лид на себя в CRM. Лид обрабатывается менеджером и квалифицируется в сделку. Задача менеджера продаж сформировать одно или несколько коммерческих предложений по сделке, утвердить (согласовать) одно из них, получить по нему оплату, закрыть сделку, поставив покупателю товары. В карточке сделки в CRM менеджер продаж нажимает кнопку формирования коммерческого предложения для клиента. Из CRM поступает запрос в Дилер365 на формирование коммерческого предложения розничному клиенту в виде корзины товаров дилера. В Дилер365 у одного дилера и у каждого его представителя могут быть открыты одновременно несколько корзин товаров.

Обычно в CRM импортируется вся номенклатура из учетной системы, и далее товары уже из внутреннего справочника в CRM используются для формирования списка товаров внутри сделки. В данном проекте товары обладают большой вариативностью в части количественных характеристик и опций выбора материала, цвета и т.д. Номенклатура дистрибьютора содержит сотни тысяч товаров, нет смысла формировать полный реестр номенклатуры ни в розничной 1С, ни в CRM дилера, нужно использовать только заказываемые товары. Поэтому весь процесс наполнения коммерческого предложения товарами и услугами в виде наполнения корзины товаров перенесен в Дилер365, в котором эти реестры номенклатуры есть. Позднее мы расскажем, как при интеграции в систему Дилер365 системы Конструктор365 менеджер продаж создает новые позиции номенклатуры и добавляет их в корзину товаров.

В Дилер365 у каждого дилера есть свой реестр розничных клиентов. Розничный клиент может быть прикреплен к корзине товаров. Дилер365 из лида в CRM сохраняет у себя информацию о клиенте в  в локальный список розничных клиентов дилера. После того, как корзина товаров для розничного клиента в Дилер365 сформирована, у менеджера дилера в CRM появляется ссылка перехода на нее в личный кабинет дилера в Дилер365.

Менеджер наполняет корзину товаров для розничного покупателя в Дилер365, добавляя в него товары из номенклатуры дистрибьютора и дополнительные услуги дилера (например, доставка или установка) из реестра услуг данного дилера. В Дилер365 реестры услуг для каждого дилера индивидуальны.

После того, как корзина товаров в Дилер365 для розничного покупателя окончательно сформирована, у менеджера продаж есть возможность экспорта данного коммерческого предложения в файл и отправить его розничному покупателю. Данное коммерческое предложение формируется в формате PDF и содержит полный набор номенклатуры и услуг, поделенных на комплекты, изображения серий товаров, инструкции по установке дверей и реализации проекта: всю информацию, которая полностью позволяет реализовать проект установки межкомнатных дверей в дом или квартиру.

Розничный покупатель знакомится с коммерческим предложением и предлагает менеджеру продаж внести в него изменения. Например, он хочет использовать другую модель дверей, или изменения происходят в фурнитуре каждой двери. Он обращается к менеджеру продаж. Это может быть ответ на электронное письмо или дополнительные звонок по телефону в торговую точку дилера. Данное обращение фиксирует CRM как дополнительный контакт в рамках одной и той же сделки.

У менеджера есть возможность выбрать одно из коммерческих предложений по сделке в CRM, от которого менеджер должен оттолкнуться и сформировать новое коммерческое предложение. Менеджер продаж переходит по ссылке в корзину товаров в систему Дилер365 и вносит изменения в товарный состав её. По завершении процесса формирования новой корзины товаров менеджер продаж также формируют новый файл коммерческого предложения по ней для последующей отправки розничному клиенту. Так автоматизируются итерации продажи комплексной поставки товаров. При этом менеджер продаж всегда видит чёткий список тех коммерческих предложений, которые формировались для розничного покупателя и были ему предоставлены.

После принятия решения розничным покупателем одно из коммерческих предложений по сделки выбирается в качестве победителя. Для этого менеджер продаж в корзине товаров нажимает кнопку "Сделать победителем". В CRM текущее коммерческое предложение отмечается как победитель по сделке, а остальные в рамках сделки отменяются.

Взаимодействие с розничной 1С

Теперь задача менеджера продаж сформировать счёт на оплату покупателю. Счет должен быть выписан на товары по розничным ценам из коммерческого предложения на контрагента дилера, как получателя денежных средств. Для этого менеджер продаж из карточки корзины в Дилер365 нажимает кнопку отправки корзины товаров в розничную 1С. Для каждого дилера в системе Дилер365 производится подключение его индивидуальной 1С или другой учетной системе. При отправке заказа в розничную 1С Дилер365 определяет, какие из товаров в розничной 1С дилера есть в номенклатуре, а какие требуют автоматического добавления. Это позволяет избежать дублей номенклатуры.

После того как в розничной 1С заказ клиента сформирован, у менеджера дилера в карточке корзины товаров в Дилер365 появляются ссылка на скачивание печатной формы счёта на оплату. Розничный покупатель оплачивает счет, и бухгалтер дилера фиксирует в розничной 1С дилера данный факт. Дилер365 автоматические сканируют все оплаты по заказу клиента в розничной 1С. Данная информация фиксируется в Дилер365, и далее передается в виде оплаченной суммы в реестр коммерческих предложений внутри сделки в CRM дилера. Менеджер продаж в карточке сделки в CRM видит полную картину по ней: коммерческое предложение победитель в данной сделке, а также сумма оплаты, внесённая розничным покупателем в качестве оплаты заказа.

Взаимодействие с оптовой 1С

Как только менеджер продаж увидел оплату от розничного покупателя в коммерческом предложении победителе, у него есть возможность перейти в карточку корзины товаров в Дилер365, нажать  кнопку "Заказ поставщику" и тем самым отправить данную корзину товаров в заказ в 1С дистрибьютора (оптовую 1С) по дилерским ценам. Данный заказ не содержит используемые дилером услуги в коммерческом предложении, только товары из номенклатуры дистрибьютора. Дополнительно менеджер продаж указывает, требуется ли прямая поставка розничному клиенту товара по заказу (дропшиппинг), или он хочет получить товар по заказу и самостоятельно передать розничному покупателю.

За счёт двухсторонней синхронизации между оптовой 1С дистрибьютора и системой Дилера365 автоматически обновляется статус заказа дилера в оптовой 1С. Менеджер продаж в карточке сделки видит у коммерческого предложения победителя статус заказа у поставщика. Как только статус заказа поставщика переходит в состояние "готов в доставке", менеджер продаж согласует с покупателем дату и время доставки.

Завершение сделки

После доставки товара от дистрибьютора дилеру или напрямую розничному покупателю менеджер дистрибьютора переводит состояние заказа на "выполнен". Менеджер продаж, видя в карточке сделки CRM, что статус заказа поставщику у коммерческого предложения изменился на "выполнен", закрывает сделку как успешную. В системе сохранились все данные, и сделка служит в дальнейшем для работы с клиентом по гарантийным случаям, а также при повторных обращениях розничного клиента к дилеру.