Управление проектами

Модуль mod_projects предназначен для управления проектами на сайте, которые осуществляются в компании. Данный модуль является одной из важных частей в CRM–системе (InlifeCRM).
Проекты – совокупность задач, которые должны быть выполнены к определенному сроку. Проект несет в себе не только набор задач и сроки их исполнения, но и устанавливает зависимости между задачами. Когда компания состоит из 1-2 человек, и они работают в одном офисе, то договориться, кто, что и когда делает, между собой достаточно просто. Но как только компания становится больше, понять –кто, за что отвечает, кому что поручено, в какой срок – без дополнительного программного обеспечения – сложно. А если сотрудники разбросаны географически и по разным часовым поясам, то без хорошего программного обеспечения, которое помогало бы через Интернет управлять проектами, просто не обойтись.
На выручку и приходит модуль управления проектами mod_projects. Его важной особенностью является то, что данный модуль доступен через интернет и сотрудники, зная свои логин и пароль, могут посмотреть свой список задач из любого места, где есть Интернет, а также, контролировать задачи, поставленные ими, другим сотрудникам.

Проекты

Каждый проект привязывается к клиенту. В поле Клиент начните набирать наименование клиента, и модуль попытается найти его среди существующих в базе данных. В выпадающем списке выберите клиента. Если такового не нашлось, перейдите в модуль «Управление клиентами» и добавьте клиента.
Далее последовательно вводим название проекта, даты начала и срока (предположительного окончания) проекта, текстовое описание проекта. Устанавливаем менеджера проекта, а также его важность.
Участник проекта – человек, который вовлечен в выполнение этого проекта. По умолчанию все участники проекта стоят получателями сообщений по проекту и уведомлений о материалах по проекту для того, чтобы быть в курсе хода выполнения проекта. В интерфейсе добавления и редактирования проекта с нажатой клавишей Ctrlкликните «мышкой» по имени сотрудника, чтобы он стал участником этого проекта (он должен стать выделенным).Участники проекта – это группа пользователей, которые являются исполнителями по задачам. Она выбирается в настройках модуля. Все уведомления о новых материалах проекта, а также сменах состояний проекта получают участники проекта.
Если установлен флажок e-mail-уведомления, то участникам проекта придет на e-mailсообщение о том, что они стали участниками проекта. Далее кнопка «Добавить проект». После сохранения проекта можно сразу перейти к постановке задачи по проекту. Автоматически можем начать ввод новой задачи по проекту, если выбран флажок «После сохранения новая задача по этому проекту».

Материалы по проекту

Материал по проекту – файл, который привязывается к определенному проекту. Часто по проекту ведется документация, например, техническое задание, либо какие-то производственные карты. Для того, чтобы каждый раз их не загружать во время процесса постановки задачи, материал привязывается к проекту, и в результате мы получаем возможность просматривать данные документы, являясь участником проекта.

Управление проектом.


На рисунке приведен пример просмотра проекта:

Область управления проектом поделена на:

  • блок иконок управления проектом, который содержит иконки со следующими ссылками:
    • добавление новой задачи по проекту;
    • закачку дополнительного материала по проекту;
    • добавление нового контакта по проекту;
    • добавление нового сообщения по проекту;
    • редактирование проекта;
    • удаление проекта.
  • закладку «Основные» - содержит основную информацию по проекту:
    • название проекта;
    • состояние и флажок отслеживания состояния;
    • заказчика по проекту;
    • менеджера проекта;
    • приоритет;
    • срок проекта;
    • события по проекту;
    • контрольные точки по проекту;
    • описание проекта;
    • кнопку «Новая задача»;
    • список текущих (невыполненных и неотмененных) задач по проекту;
    • список (какой?)
  • закладку «Выполненные задачи» - содержит до 50 последних выполненных задач по проекту, отсортированных в порядке убывания подате и времени выполнения задачи;
  • закладку «Обсуждение» - содержит сообщения по проекту между участниками проекта;
  • закладку «Контакты по проекту» - содержит отчеты о контактах участников проекта с клиентом, Заказчиком по данному проекту;
  • закладку «История смены состояний» - показывает журнал смены состояний проекта, смены состояний содержат дату и время смены, новое состояние и комментарий смены состояния;
  • закладку «Участники» - список участников, с возможностью удаления или добавления участника.

Задачи

У каждой задачи есть автор – тот, кто ввел ее в систему. У каждой задачи может быть предшествующая, а также последующая задача.

При создании сайта, например, нет смысла выполнять задачи по верстке главной страницы сайта пока не выполнена задача по созданию макета дизайна главной страницы сайта. Нет смысла верстать главную страницу сайта, если макет ее дизайна не принят заказчиком. Зависимости (Связи) задачи устанавливаются в закладке «Связи» при просмотре задачи.

Задачи бывают трех типов:

  • задача – это определенное поручение от сотрудника 1 сотруднику 2, которое должно быть выполнено к определенному сроку. Сотрудник 1 является автором задачи, а сотрудник 2 – исполнителем задачи.
  • Контрольнаяточка. Часто для крупного проекта устанавливаются контрольные точки (milestone), вехи этапов выполнения проекта. Их назначение - показать определенный срок, к которому должны быть выполнены определенные этапы. Если этого не происходит, менеджер проекта должен принимать меры, т.к. если просрочена контрольная точка, проект в целом начинает опаздывать. При создании сайта контрольными точками являются,например, дизайн сайта, программирование, верстка, наполнение информацией. Устанавливаются 4 контрольные точки и для того, чтобы посмотреть общую картину по проекту, мы наблюдаем за состоянием этих 4 контрольных точек.
  • ошибка. Этоте же задачи, только исполнитель видит, что задача поставлена в исправление ошибки, допущенной ранее.

Задача выполняется только по определенному проекту. Если задача связана с текущей деятельностью, достаточно в CRM открыть проект с названием, например,«Наша компания». Все задачи будут ставиться по этому проекту. Задача в системе не может быть не связана с проектом.

Постановка задачи

При добавлении новой задачи достаточно начать вводить название проекта, и модуль Вам сам покажет список найденных проектов с частью такого названия. В появившемся списке выберите нужный проект, чтобы поставить по нему задачу.
Далее следует ввести заголовок задачи, краткую инструкцию действия, например, задача сотрудника 1 сотруднику 2 – «осчастливить мир»! Потом указывается срок выполнения задачи, опционально дату и время выполнения задачи. Срок задачи включает не только дату, но и время. Часто бывает так, что нужно выполнить задачу к обеду, например, к 12 часам, а не к 23. В сроках важно время. В описании задачи автору нужно ввести подробную инструкцию выполнения задачи. Таким образом, автор задачи поясняет, каким образом задачунужно сделать.
Исполнитель – тот, кто должен выполнять поставленную задачу. У задачи есть 3 типа приоритета: низкий, средний и высокий. Задачи с более высоким приоритетом должны выполняться в первую очередь. На организационном уровне нужно понять приоритеты задач. Исполнителю бывает сложно понять, за что ему браться в первую очередь. Когда имеется список задач сотруднику, человек, имеющий права на расстановку приоритетов задач, должен отсортировать их по приоритетам и распределять задачи.
К каждой задаче можно привязать одно вложение. Если нужно прикрепить к задаче несколько файлов, нужно с этими файламисоздать архив и также, прикрепить вложением.

Состояния задачи

У задач есть состояние: новая, прочитана, отложена, выполнена, отменена. По каждой задаче ведется история состояний, можно посмотреть журнал состояний, каким образом менялось ее состояние. Когда автор вводит задачу – она сохраняется в системе как новая. В это время исполнителю на e-mail приходит сообщение о том, что ему поставлена новая задача. В теле письма приводится краткое описание задачи, а также дополнительная информация. Даже не находясь на сайте, исполнитель может приступить к ее выполнению. В конце тела письма есть ссылки на смену состояния задачи. Если перейти в интерфейс просмотра задачи, и если у задачи состояние – «новая», то состояние меняется на – «прочитана». Это важно тем, что пользователи модуля mod_projects, которые находятся в разных частях света,могут быть и в разных временных (часовых) поясах. Состояние «прочитана» говорит отом, что исполнитель перешел на сайт и ознакомился с задачей.

Управление задачей

Интерфейс управления задачей делится на области с закладками:

  • Основные. Основные сведения о задаче.
  • Обсуждения. Закладка, где происходит общение сотрудников только по этой задаче.
  • Контакты по задаче. История контактов сотрудников с клиентом по этой задаче.
  • История состояний. История смены состояния задачи.
  • Время. Показывается время, затраченное сотрудниками на выполнение задачи.
  • Связи. Показывает зависимости между задачами.

Основные сведения о задаче

Основные сведения о задаче делятся на три колонки: Основная информация, Дополнительно и События.
В подразделе Основная информация:

  • название проекта,
  • задача,
  • автор,
  • исполнитель,
  • приоритет,
  • срок,
  • состояние выполнения,
  • флажок отслеживания состояния задачи. Если этот флажок установлен, то пользователю приходят сообщения о смене состояния задачи и новых сообщениях по задаче. Когда ставится задача, то по умолчанию, флажок «отслеживать состояние задачи»устанавливается у двух пользователей – автора и исполнителя. Иногда необходимо поставить на контроль определенную задачу третьему сотруднику, который заинтересован в отслеживании задачи, и быть в курсе переписки по данной задаче. Устанавливая флажок отслеживания состояния по задаче, человек, который следит за состоянием задачи, будет получать все уведомления о смене состояния задачи, а также, по умолчанию, стоять в получателяхуведомлений о сообщениях по задаче.
  • Вложение - файл, который прикреплен к задаче.
  • Три управляющих кнопки:
    • «Новое сообщение»- позволяет перейти к интерфейсу ввода нового сообщения по задаче. Если кликнуть по кнопке «Новое сообщение», то можно перейти в папку обсуждений и по умолчанию откроется окно, в котором можно создать сообщение. В описании сообщения можно привести более подробное описание сообщения, также можно вложить файл по задаче. Справа есть ссылка – «Уведомить». При клике на данную ссылку – открывается список, который позволяет уведомить тех сотрудников, которые следят за этой задачей. Можно отметить тех сотрудников, которые получат уведомление по e-mail.
    • «Сменить состояние» – открывается интерфейс смены состояния задачи,
    • «Редактирование» позволяет перейти к редактированию задачи. Эта кнопка есть у автора, если ему нужно добавить какую-то дополнительную информацию, либо сменить срок или исполнителя по задаче. Система позволяет сделать это быстро.

В центре блока основной информации по задаче приводится подробное описание задачи. В правой части – события, которые происходят по задаче: сообщения и смены состояния задачи.

Обсуждения задачи

В разделе обсуждения задачи можно добавить сообщение. В этом разделе сообщения сортируются сверху вниз по убыванию даты сообщения, т.е. самые свежие сообщения находятся наверху.
Те сотрудники, которые следят за задачей, стоят в списке получателей сообщения по задаче по-умолчанию. Каждый сотрудник, напротив которого устанавливается флажок в разделе «Уведомить», получит это сообщение по e-mail. В теле e-mail-уведомления содержится текст сообщения по задаче, а также ссылки на задачу, чтобы быстро перейти к просмотру задачи и ее управлению.

Контакты по задаче

Часто бывает, что перед нами ставят задачу, мы начинаем ее выполнять, возникают вопросы. Контакты нужны для взаимодействия с клиентом, заказчиком проекта. Исполнитель по задаче может общаться напрямую с клиентом по проекту. Когда возникают вопросы по задаче, исполнитель решает с клиентом этот вопрос, а результат должен зафиксировать в виде контакта по задаче. Это делается с помощью интерфейса ввода нового контакта с клиентом, работает плагин нового контакта с клиентом, часть модуля контактов с клиентами mod_contact_manager. В модуле mod_contact_manager внутри CRM сохраняется информация о том, что контакт cклиентом был именно по этой задаче. При просмотре задачи у пользователя есть возможность в закладкеКонтакты посмотреть все контакты сотрудников с клиентом по этой задаче. Чтобы о них не забыть,исполнителю или автору ставятся задачи.

История состояний задачи

Закладка предназначена для того, чтобы отследить, как и менялось ли вообще состояние задачи. Самый частый сценарий смены состояний:новая, прочитана, в работе, выполнена. Каждая смена состояния задачи, когда она происходит на сайте, предполагает уведомление по e-mail всем сотрудникам, которые следят за этой задачей.
Бывают случаи, когда исполнителю и автору задачи, после того, как задача поставлена, открываются те подробности, которые не позволяют в ближайшее время выполнить эту задачу в срок. В этом случае Исполнитель может поставитьсостояние у задачи – «отложена».

Если исполнитель задачи видит, что задача поставлена некорректно, либо по каким-то причинам он не может ее выполнить, смысл выполнения этой задачи отпал, после того, как она поставлена, у исполнителя есть возможность отменить эту задачу, т.е. установить состояние задачи в значение «отменена». Эта задача, также, как и выполненная, переходит в архив, но она будет со статусом - не успешно «выполнена», а «отменена».

Когда нужно сменить состояние задачи, кликаем по кнопке «Сменить состояние» в разделе основной информации по задаче. Открывается интерфейс изменения состояния задачи, где сотрудник может ввести данные: выбрать новое состояние задачи, в окне комментария смены состояния, ввести текст, который бы объяснял, почему нужно сменить состояние. Иногда нужны данные при смене состояния задачи самомуавтору задачи. Например, автор задачи ставит системному администратору задачу – добавить пользователя в домен, говорит фамилию, логин.Пароль при выполнении задачи сообщает системный администратор, в комментарии смены состояния задачи.
Далее идут два поля, которые позволяют показать, сколько времени было потрачено на выполнение задачи. Часто если компания работает с клиентами по затраченному на обработку запросов от клиентов времени, необходимо знать, сколько времени потратил сотрудник на выполнение задачи, чтобы потом обозначить это время клиенту.Например, так наша компания работает по технической поддержке сайтов клиентов. Запросы от клиентов регистрируются, исходя из времени, потраченного на клиента.Данный интерфейс является незаменимым для того, чтобы в дальнейшем посмотреть, сколько времени было затрачено на проект, чтобы выставить счет по оплате за проект.

Время по задаче

Закладка «Время» отражает временные затраты сотрудников на выполнение данной задачи. Это может быть исполнитель и автор задачи, и люди, которые принимали участие непосредственно в решении данной задачи. Например, поступает запрос на то, чтобы сделать элемент меню на сайте. Часто исполнителем является администратор сайта, если у него нет опыта или знаний, он может сообщить об этом более компетентным в этом лицам. Они помогают сделать эту задачу, заходят в закладку «Время» и вводят время, которое они потратили на помощь. Таким образом, любой сотрудник при просмотре задачи имеет возможность посмотреть, кто, сколько потратил времени на задачу, а также ввести свои трудозатраты по времени.Время, потраченное каждым сотрудником по задаче– суммируется.

Центральная панель модуля

Когда пользователь заходит на стартовую страницу модуля, он видит три основные колонки: проекты, задачи, события. Для навигации по проектам есть поле ввода со строкой поиска проекта.У каждого проекта есть наименование, по этому наименованию мы можем найти проект. Как только начинаем набирать название проекта, система сама пытается найти подходящее по наименованию и высвечивает весь список. В выпадающем списке появляются имена найденных проектов. Кликнув на проект из списка найденных, мы автоматически переходим на управление данным проектом. Таким образом, осуществляется общая навигация по проектам. В колонке проекты, публикуются те проекты, участником которых является сотрудник. Кроме названия, по каждому проектупубликуются контрольные точки. Контрольные точки нужны для того, чтобы видеть общую картину для управления проектами. Когда контрольные точки закрыты, мы видим, как движется проект, участником которого является сотрудник.
Блок «Задачи» делится на пять подразделов:

  • Кнопка «Новыая задача» позволяет быстро добавить задачу в систему.
  • «Мои задачи» – задачи, которые находятся в работе, исполнителем этих задач является сотрудник, который просматривает задачи. Если задача является новой, т.е. сотрудник ее еще не прочитал (не переходил в интерфейс управления данной задачей), то она подсвечивается крупным красным шрифтом, чтобы показать, что нужно прочитать задачу и быть в курсе того, что передним стоит новая задача. Статус показывает текущее состояние задачи. В колонке – дополнительно, первой строкой высвечивается дата, срок выполнения задачи, автор задачи и наименование проекта, по которому поставлена задача. Напротив названия каждой колонки у названия задачи, в части – мои задачи, исполнителем которых является данный сотрудник, имеется маленькое изображение часов, кликнув по которым,можно запуститьтаймер по текущей задаче, который позволяет модулю учета времени самому автоматически учитывать, сколько времени расходуется на данную задачу.

  • Если мы выполняем задачу, по которой автоматически был запущен таймер, то таймер автоматически останавливается, и сохраняется время, потраченное на задачу. Если мы переходим к другой задаче и кликаем таймер возле нее, тот таймер, который был запущен по текущей задаче, автоматически останавливается, время, подсчитанное этим таймером сохраняется, как время, потраченное на текущую задачу и запускается новый таймер, по новой задаче.
  • Блок – «Задачи на контроле». Это блок текущих задач, автором которых является сам сотрудник, тот сотрудник, который просматривает модуль mod_projects. Здесь мы видим невыполненные задачи, автором которых является текущий сотрудник, т.е. те задачи, которые он ставил другим исполнителям. Аналогично блоку «Мои задачи» выводятся заголовок задачи, состояние, срок задачи (если задача просрочена, то дата подсвечивается красным), ФИО исполнителя по данной задаче, а также наименование проекта, по которому поставлена данная задача.
  • Блок «Новые задачи» – те задачи, исполнителем которых является текущий сотрудник, и он их еще не прочитал.
  • Блок «Просроченные задачи» – задачи, срок которых уже истек. Нужно принимать меры по согласованию продления, либо по скорейшему выполнению уже просроченных задач.

Блок «События». Сотрудники могут быть разбросаны территориально, либо по времени. Одним участникам ставятся задачи по проектам, другим сотрудникам – назначаются какие-то материалы по проектам. В управлении проектами происходит много событий. Это такие, как смена состояния задачи, сообщения по задаче, сообщения по проектам, смена состояния проекта. Эти события могут быть интересны текущему сотруднику. За каждый день сотрудник видит, какие произошли события. События, которые происходят в модуле mod_projects, собраны в большую ленту. Лента является отражением того, что касается данного сотрудника:

  • смена состояния задач, за которыми он следит (ЗЧ),
  • сообщения по задачам (НСЗЧ) ипроектам (НСПР), за которыми он следит,
  • добавление материалов по проектам (НМПР), за которыми он следит.

Этот список событий позволяет быть сотруднику всегда в курсе событий, которые произошли, онитакже дублируются на e-mail. Когда публикуется уведомление – если это смена состояния задачи, то публикуется наименование задачи ссылкой для быстрого перехода на задачу, а также информация о проекте, ссылка на проект, или указывается, какой пользователь сменил состояние задачи, и когда это произошло. Слева все задачи сгруппированы по дате. Дата группируется одним днем, чтобы не выводить каждый раз. После каждой задачи идет значок корзины для стирания на сайте записи уведомления.После значка корзины, т.е. удаления этого события, идет время. Когда произошло событие, мы определяем следующим образом: в колонке даты – мы видим дату события, а после каждого события публикуется время, когда произошло событие. Таким образом, на главной странице собираются все события – что сегодня происходило в компании, и каким образом происходило выполнение проектов, которые интересуют данного сотрудника.

Дополнительный интерфейс «Проекты на контроле»

Из выпадающего меню сотрудника можно перейти на более расширенный интерфейс– «Управление проектами на контроле». Данный отчет более важен, чем стартовая страница модуля, т.к. содержит более расширенную информацию для управления проектами на контроле. На главной странице - сокращенная вводная картина, касающаяся только контрольных точек, а здесь более развернутая картина по управлению проектами. По каждому проекту на контроле публикуются:

  • Название проекта,
  • Последние пять событий, касающихся проекта (они сгруппированы по проектам);
  • Ссылка на данные клиента для быстрой навигации, если клиенту нужно задать вопрос.
  • Колонка, которая содержит иконки, которые позволяют быстро:
    • поставить задачу по проекту,
    • закачать материал по проекту,
    • сохранить контакт с клиентом по проекту,
    • сменить состояние проекта. Это важно, чтобы можно было видеть, каким образом какие проблемы возникают у проекта. Смена состояния не всегда влечет к тому, что он может сменить статус, можно просто добавлять комментарии. Участники события видят небольшие мини-отчеты менеджера, который занимается сменой состояния.
  • Кратко публикуется список открытых задач по каждому проекту.
  • Контрольные точки рядом с каждым проектом. Важно знать общую картину, а потом можно переходить к управлению каждым проектом.

Исполнители по задачам

В этом разделепубликуется сводная таблица всех исполнителей, и по каждому исполнителю – его задачи. У каждой задачи можно менять приоритет. Например, у сотрудника открыто 5 задач. Его начальник видит, что среди всех задач, задача №4, которая находится предпоследней в списке, является самой главной. В настоящий момент, начальник может изменить приоритет задач для сотрудника. Он заходит в этот интерфейс и находит задачу №4, подводит курсор мыши к левой колонке напротив задачи и начинает тащить эту задачу вверх. Задача динамически начинает меняться местами с задачами 3,2,1 до тех пор, пока не станет первой. В результате лицо, которое имеет право на управление приоритетами задач, имеет возможность динамически менять приоритет у задач. Эта задача становится по приоритету первой, и когда сотрудник зайдет на панель управления проектами, в разделе «Мои задачи» эта задача будет стоять первой. Следовательно, он должен выполнять эту задачу в первую очередь.